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Passez au SaaS pour mieux travailler en équipe

Travail collaboratif, partage de documents, mails et sondages, gestion de projets... Netalis vous présente les applications hébergées (SaaS) utiles pour votre travail en équipe.

Votre PME croît et arrive l’inéluctable : un membre de l’équipe doit travailler de chez lui. A moins que vous n’accordiez régulièrement un peu de place au télétravail dans votre entreprise ou que votre équipe soit répartie sur deux bureaux, voire que vous ayez la flemme de traverser l’open space pour aller voir Michel et récupérer le dossier que, de toute façon, il vous enverra par email : il est temps d’explorer le travail collaboratif en ligne.

Les suites de productivité

Qu’elles aient été créées sur un modèle SaaS ou qu’elles proviennent d’applications de bureau qui ont été “connectées” par la suite, les suites de productivité ont toutes dorénavant des fonctionnalités collaboratives. Elles se concentrent essentiellement autour de la gestion des documents et du travail en équipe autour de ceux-ci, mais intègrent de plus en plus de fonctionnalité : stockage, partage, commentaire, édition collaborative en temps réel, discussion sur le mode du “chat”, intégration avec les autres solutions proposés par l’éditeur (contacts, calendrier, email, etc). A vous de faire votre marché parmi les Microsoft Office 365, Google Apps et autres iWork, selon votre environnement de travail, vos besoins et votre budget.

Si vous partez de zéro en la matière, nous ne saurions cependant trop vous recommander de jeter un œil à Zoho. Cette suite d’applications très complexe revient régulièrement dans nos recommandations aux TPE-PME, pour deux raisons principales : elle est très complète (bureautique, CRM, email, marketing, discussion, collaboratif, administratif, finance, gestion des équipes, etc) et, surtout, elle peut s’installer sur votre hébergement propre. Cela vous permet de garder la main sur vos données sensibles en toute circonstance.

Les réseaux sociaux d’entreprise

Il est un peu tôt pour savoir si les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) peuvent remplir toutes leurs promesses pour les TPE-PME.

Utilisés depuis longtemps par certains grands groupes, dont certains, comme Atos, en ont fait la pierre angulaire de leur stratégie de collaboration interne, ils ont connu un coup de projecteur pour les entreprises plus petites à la faveur du lancement de Workplace by Facebook, ex-Facebook at Work.

Workplace by Facebook est la version commerciale de l’ex-Facebook at Work, lancé en test gratuit dans plusieurs dizaines de milliers d’entreprises du monde entier. Le réseau social a un intérêt clair pour vos collaborateurs : son usage est très proche de Facebook, déjà utilisé par la majorité d’entre eux. En dehors de ce point, vous pouvez les rassurer sur les questions de vie privée. Pas de lien entre leur compte Workplace et leur compte privé Facebook. Workplace nécessite un compte séparé, et les données ne sont pas partagées de l’un à l’autre. Mieux, Workplace a un modèle économique plus respectueux de la confidentialité des données que son grand frère, puisqu’il se finance sur abonnement et non pour la pub.

Ainsi, jusqu’à 1000 utilisateurs actifs par mois, le tarif est de 3 euros mensuels par utilisateur. A ce prix, Facebook permet de constituer des groupes, par équipe ou par projet, de partager des fichiers, de créer des sondages, de commenter une réalisation, de réaliser des vidéos en live, etc. Pour l’heure, le produit est encore jeune et ne permet pas vraiment d’intégrer simplement des solutions externes, comme vos outils de stockage externe. Les partenariats devraient améliorer Workplace dans le futur cependant, comme le montre la page partenaires.

Nous avons beaucoup hésité à mettre Bluekiwi dans ce comparatif, avant de décider que oui, le Français avait sa place parmi les RSE en SaaS. De fait, il s’agit d’un réseau social particulièrement orienté vers la gestion d’une activité d’entreprise et la collaboration des équipes. Bluekiwi a toutes les caractéristiques que l’on peut attendre d’un tel type de produit, de la discussion instantanée à l’historique des conversations en passant par la collaboration orientée équipe ou projet, le partage de documents, etc.

Plus ancien que Workplace, c’est un produit solide, pour une tarification qui s’est alignée sur les modèles SaaS : 3 euros par utilisateur et par mois en version professionnelle, 5 euros par utilisateur et par mois en version entreprise.

Gros défaut : bluekiwi ne se plie pas à la simplicité du modèle SaaS. Ses tarifs, par exemple, sont tirés de sites de comparatifs et ne sont pas affichés publiquement par l’éditeur. Aucun abonnement, aucun essai gratuit, aucun parcours client simplifié qui vous permettra de tout mettre en place tout seul. Bluekiwi fait du SaaS mais le commercialise “à la papa”.

Nul doute cependant que l’arrivée d’une concurrence accrue fera bouger les lignes et poussera l’éditeur à aller vers plus de simplicité pour ses clients.

Les alternatives

Jive Software est l’un des historiques du marché également avec peut-être un historique encore plus lourd que Bluekiwi. Si vous voyez “intranet” un peu partout sur leur site, pas de panique, vous retrouverez des fonctionnalités identiques à la concurrence. Jive a cependant pris un peu le virage du modèle économique inhérent en SaaS, en proposant des abonnements sur certains produits. Sa segmentation est compliquée, mais les détails tarifaires indiquent des prix plus élevés que la concurrence. L’avantage ? En lançant Chime récemment, Jive cherche à pénétrer le marché des concurrents de Slack, ce qui vous donne une solution un peu plus intégrée. Autre avantage : si vous travaillez à l’international, il est probablement plus connu que les outils 100% français.

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